What’s next? The Edge 2.0

Editie: 26

Published on: 15 juli 2019

---

A Corporate Real Estate end-user perspective

Making The Edge “smart” by connecting all of the building’s technology with sensors and ethernet cables and gathering data about the usage of the office, was essentially an experiment. The idea was to determine (1) whether the building indeed supported the strategy to attract and retain the right talent by enhancing the employee experience, and (2) whether it helped further optimizing the CRE portfolio, workplaces and facility management.

However, as soon as the Edge was completed and in use, it was noticed that running the operations of a smart office are more complex than expected. Suddenly there’s a huge amount of data to work with, as there are 28.000 sensors gathering data about nearly everything that happens in the building, such as its energy usage, heating/cooling, occupancy, parking, coffee machines, and so on. But it wasn’t clearly defined who would analyze this data, what analyses were really important and who would manage the actions that resulted from it.

Therefore, The Edge 2.0 program was set up, which is a collaboration between Deloitte Digital, Real Estate Consulting and IT & Workplace Services. The main idea of this program is to further optimize the Headquarters together with an ‘ecosystem’ of partners and suppliers, like OVG, Philips and CBRE. Together, the partners aim to take full advantage of the data-driven operations in The Edge, and use the building as a living lab to test new technologies and innovations that further enhance the user experience.

Moving from The Edge 1.0 to The Edge 2.0 can be further explained by looking at the evolution of buildings in general. Traditionally, most buildings simply offered a shell for activities and the building systems were controlled manually. Over time, building systems such as ventilation and heating/cooling based on CO₂ and temperature measurements, became more and more automated, increasing the buildings efficiency.

With The Edge 1.0 the infrastructure was laid down for a Smart and intelligent building: systems and data were integrated by connecting the systems to the internet (IoT) and installing sensors. However, the feedback loop was not closed, as the usage and feedback data was not yet applied to adjust the building and its systems automatically based on its usage. As explained, these processes require a lot of data analytics and scenario building, so that the building can optimize itself.

As a practical example of how complicated it can get when you connect all technology in a building and what it takes to close the feedback loop, let’s take a closer look at the coffee machines. In The Edge “connected” coffee machines are installed, with sensors that measure supplies of coffee, milk and chocolate powder and also give a signal when the machine breaks down. All 23 coffee machines are connected to the internet via a data cable and this enables us to collect the usage and error data of the machines real-time.

So, let’s say that the milk of coffee machine eight is finished. The sensor in the coffee machine notifies that the milk is finished and sends the data through the network to an analysis dashboard. Consecutively this information is sent to the facility management firm. As the facility manager receives the data, the loop should be closed, as they can start refilling the milk right?

Well, not really, because previously, the facility manager couldn’t do anything with the received data dashboard. Their contract and SLA (Service Level Agreement) stated that they needed to make a first service round at 9AM, refilling e.g. the milk, and a second round at 4PM. As their performance fee is based on these predefined operational KPI’s (Key Performance Indicators) and the contract with Deloitte stands for a period of 5 years, the FM provider is unable to actively use the dashboards and refill the milk whenever it’s empty, even if they really wanted to.

Last year however, the 5-year contract ended, giving the opportunity to renegotiate the contract terms and add some new requirements. In The Edge, with all of the data that is gathered about its use, it is preferred that the facility manager provides a service only when needed, instead of working with a set schedule. However, this can only be done when the facility manager is provided with real-time data and dashboards.

By giving the FM provider access to the data and dashboards they need, with the new contract, the facility manager is able to provide a better service, e.g. a clean building and enough coffee, as well as save on resources, instead of cleaning rooms that have not been used or filling up the coffee machine when still full, just because it’s in their schedule and contract.

One small obstacle: neither one had experience with these type of output-based contracts. That’s why currently Deloitte and its service provider are trying to figure out how to set up the service contract and how to base performance fees on output and outcome. To measure the quality of the services, all of the collected data needs to be captured and combined and a scalable IoT data analytics platform needs to be implemented. With this platform, it is possible to make real-time, online accessible dashboards, with which the FM provider can do their work and the client can check the outputs and outcomes on which the performance fee will be based.

Besides having to change traditional contracts with service providers, installing IoT in an office building also means keeping up with high-paced technological developments. Recently, the coffee machine company got in contact and explained they have great new sensor technology. One of these new sensors can signal when the milk is almost finished, so the machine would never be out of milk again. However, they do expect payment for the new sensors and their installment. The Edge doesn’t have coffee as-a-service, but bought machines, which means that all of the technology will soon be outdated and updates are at the building user’s own cost. This shows exactly the traditional way of thinking versus the new way of thinking: owning assets versus asset access or as-a-service (as explained in the first article of this series).

Since more than 3 years of data has been collected on the usage of these coffee machines, it is decided to do a test and run 2 pilot projects: (1) Buy the new sensors and install them in some of the coffee machines, and (2) Develop a data analytics tool that predicts when the milk is finished based on data of the past 3 years. As it turns out, the latter has quite some advantages, because the tool always works while sensors can break down. On top of that, there are almost no operating costs related to running the analysis.

To conclude, what can be learned of the connected coffee machines? Implementing IoT in an office building actually raises a lot of questions, and small things like coffee can get really complex. Coffee is not just about coffee anymore, just like cleaning is not just about cleaning anymore. The building owner, user and facility manager need to collaborate, think about new contract models and obtain new capabilities (e.g. data analytics skills) to be able to work in a connected environment.

Within The Edge 2.0 program The Edge is used as a living lab to test and validate many different innovations like the connected coffee example. This is done together with an eco-system of partners working in an agile way: start small, test whether the technology works in a live office environment, and if it does: scale it up throughout the building, and perhaps even the whole Deloitte office portfolio (15 offices in NL).

The most important lesson learned is that you can keep researching or thinking about innovation and smart buildings, but don’t forget to get started! Think big, start small, upscale quickly and keep evaluating and improving.

 

What’s next? The Edge 2.0

Vanuit het perspectief van een vastgoed eindgebruiker

Het “smart” maken van The Edge door het verbinden van alle technologie binnen het gebouw was een soort experiment voor Deloitte. Twee dingen moesten worden vastgesteld: (1) of het gebouw daadwerkelijk de strategie ondersteunde om het juiste talent aan te trekken door de werknemersbeleving te verbeteren en (2) of het hielp in het optimaliseren van het kantorenportfolio, de werkruimtes en het facility management.

Hoe dan ook, toen The Edge voltooid was en het gebouw in gebruik werd genomen, werd al gauw duidelijk dat het opereren van een slim kantoorgebouw moeilijker bleek te zijn dan voorafgaand gedacht. Er was ineens een grote hoeveelheid data waarmee gewerkt moest worden, gezien het feit dat er 28.000 sensoren data verzamelen over allerlei types gebruik van het gebouw, zoals energiegebruik, ruimtegebruik, parkeren, koffiemachines, et cetera. Echter was het niet vastgesteld wie deze data zou analyseren, welke analyses belangrijk zouden zijn en wie de resultaten en acties die hieruit voortkwamen zou oppakken.

Hiervoor werd het programma The Edge 2.0 opgezet. Het hoofddoel van dit programma is het verder optimaliseren van het hoofdkantoor, samen met een “ecosysteem” van partners en leveranciers, zoals OVG, Philips en CBRE. Samen willen zij zo veel mogelijk voordeel halen uit de data-gedreven operaties van The Edge en het gebouw gebruiken als Living Lab om nieuwe technologieën en innovaties te testen welke de gebruikerservaring verder opwaarderen.

Het verschuiven van The Edge naar The Edge 2.0 kan worden uitgelegd door te kijken naar de evolutie van gebouwen in het algemeen. Van oudsher werden gebouwen simpelweg opgeleverd als een omhulsel voor activiteiten en werden de systemen in het gebouw handmatig aangestuurd. Gedurende de jaren werden gebouwsystemen steeds meer geautomatiseerd om de efficiëntie te verbeteren, zoals ventilatie- en temperatuurmeetsystemen.

Met The Edge 1.0 was er een infrastructuur neergelegd voor een slim gebouw; alle systemen en data werden geïntegreerd door ze te verbinden met het internet (IoT) en sensoren te installeren. De terugkoppeling bleef echter lastig, omdat het gebruikersfeedback en de data nog niet werd toegepast om het gebouw en zijn systemen (automatisch) verder te optimaliseren. Zoals eerder gezegd, is hiervoor veel data analyse nodig.

Als praktisch voorbeeld van hoe ingewikkeld het verbinden van technologie de terugkoppeling en acties op basis van data maakt binnen een gebouw, nemen we als voorbeeld de koffieapparaten. In The Edge staan “connected” koffieapparaten met sensoren die het koffie, melk en chocoladepoeder aanbod meten en ook een signaal afgeven wanneer het apparaat buiten gebruik raakt. Alle 23 koffieapparaten zijn verbonden met het internet, wat het mogelijk maakt de data van het gebruik en de fouten in de apparaten te verzamelen.

Stel dat de melk in koffieapparaat acht op is. De sensor constateert dit en stuurt de data door het netwerk naar een analyse dashboard. In het overzicht van het dashboard wordt vervolgens getoond dat de melk op is en een kopie hiervan wordt verstuurd naar het bedrijf dat gaat over het facility management in The Edge.

Wanneer de facility manager de data ontvangt, zou de terugkoppeling voltooid moeten zijn. Dit is in werkelijkheid echter niet het geval, omdat de facility manager niets met de data zelf kan. Hun contract en SLA (Service Level Agreement) stelt dat zij hun eerste ronde om 9 uur ‘s ochtends maken om de koffiemachines bij te vullen en later nog een ronde om 4 uur in de middag. Aangezien hun prestatievergoeding is gebaseerd op KPI’s (Key Performance Indicators) en het contract met Deloitte voor 5 jaar staat getekend, is de facility manager niet in staat om actief het dashboard te gebruiken en de melk bij te vullen wanneer deze op is.

Afgelopen jaar liep het 5-jaarscontract ten einde, wat de kans gaf opnieuw over het contract te onderhandelen en nieuwe vereisten toe te voegen. In The Edge, met alle data die is verzameld, wordt geprefereerd dat de facility manager alleen diensten verleent op het moment dat het nodig is en niet volgens een vast schema. Dit kan echter alleen worden gedaan als alle data wordt doorgestuurd aan de facility manager.

Door de facility manager toegang te geven tot de data, is deze beter in staat een goede dienst te verlenen en kan er beter met middelen worden omgegaan, in plaats van bijvoorbeeld het schoonmaken van ruimtes die niet zijn gebruikt of het bijvullen van koffieapparaten wanneer deze nog vol zijn, omdat het zo in het contract staat.

Een kleine hindernis is er wel; beide partijen hebben geen ervaring op het gebied van deze “outcome based” contracten. Daarom wordt er nu uitgezocht hoe deze kunnen worden opgezet en hoe de prestatievergoedingen gebaseerd kunnen worden op output. Om de kwaliteit van de diensten te meten, moet alle data verzameld en gecombineerd worden en een schaalbaar IoT data platform geïnstalleerd. Met dit platform kunnen er ten allen tijden online bereikbare dashboards getoond worden, waarmee de facility manager zijn werk kan doen en waarop een prestatievergoeding gebaseerd kan worden.

Naast het veranderen van de huidige contracten met dienstverleners, betekent het installeren van IoT ook dat men te maken krijgt met snel ontwikkelende technologieën. Recentelijk introduceerde het bedrijf dat de koffieapparaten levert nieuwe sensortechnologie waardoor machines nooit meer zonder melk zouden zitten, aangezien deze aangeeft wanneer de melk bijna op is. Hier moet echter wel voor betaald worden en de sensoren moeten worden geïnstalleerd. De koffiemachines zijn gekocht als product en niet als een dienst, wat betekent dat verjaarde technologie en updates voor onze eigen kosten zijn. Dit laat duidelijk zien hoe de traditionele manier van denken tegenover de nieuwe manier van denken staat; bezit van een product in plaats van het verlenen van een dienst (zoals uitgelegd in het eerste artikel van deze serie).

Omdat er inmiddels al 3 jaar aan data is verzameld over het gebruik van deze koffieapparaten is er besloten 2 pilot projecten uit te voeren: (1) Het kopen van de nieuwe sensoren en deze te installeren in de huidige apparaten en (2) het ontwikkelen van een data analyse tool die voorspelt wanneer de melk op is gebaseerd op de historische data. Het blijkt dat dit laatste redelijk wat voordelen met zich meebrengt, omdat deze tool altijd werkt, terwijl sensoren kapot kunnen gaan. Bovendien zijn er weinig kosten gerelateerd aan het runnen van de analyse.

Concluderend: wat kunnen we leren van het “connected” koffieapparaat? Het implementeren van IoT in een kantoorgebouw levert eigenlijk een heleboel vragen op en kleine dingen zoals koffie worden ontzettend complex. Koffie gaat niet meer over koffie en schoonmaken niet alleen meer over schoonmaken. De eigenaar, gebruiker en beheerder van het gebouw moeten samenwerken, denken over nieuwe contractvormen en samen nieuwe mogelijkheden verkennen om succesvol te kunnen werken in een “connected” omgeving.

Binnen het Edge 2.0 programma wordt The Edge gebruikt als een Living lab om nieuwe innovaties te testen en goed te keuren, zoals bijvoorbeeld de sensoren in de koffieapparaten. Er wordt met partners “agile” samengewerkt; klein beginnen, testen waar de technologie werkt in een live kantooromgeving en zodra het werkt; opschalen door het hele gebouw of eventueel zelfs het gehele vastgoedportfolio.

De belangrijkste les die hieruit getrokken kan worden is dat je kan blijven onderzoeken of nadenken over innovatie en smart buildings, maar je moet niet vergeten te beginnen: Wees ambitieus, start klein, schaal snel op en blijf evalueren en verbeteren.

 

Mail the editors