Vastgoed is een HR-verantwoordelijkheid

Editie: 23.1 - Zorgvastgoed: ontwikkelingen in de care sector

Gepubliceerd op: 31 januari 2016

Hoe meet je nu de impact van de werkomgeving op productiviteit en hoe kan deze worden beïnvloed?


Gideon van der BurgGideon van der Burg heeft een achtergrond in de projectinrichting in diverse commerciële rollen bij Koninklijke Ahrend. Sinds januari 2015 is hij verantwoordelijk voor de Leesmanindex in de Benelux. De Leesmanindex meet in welke mate de werkomgeving de gebruiker ervan ondersteunt en legt de relatie tussen het gebouw en productiviteit van de werknemers. Inmiddels heeft Leesman wereldwijd 110.000 respondenten. Van der Burg geeft regelmatig lezingen over Evidence Based Design en over hetgeen organisaties met de hoogste Leesmanindex beter doen.

 

Het meten van kosten van een gebouw en zijn faciliteiten is eenvoudig en iets wat de meeste organisaties tegenwoordig wel doen, maar het meten van de waarde van een gebouw – de bijdrage die het levert aan het bereiken van de organisatiedoelstellingen – is nog relatief nieuw. Hoe meet je nu de impact van de werkomgeving op productiviteit en hoe kan deze worden beïnvloed?

Door de druk van de economische recessie lag de focus de laatste jaren op kosten, m2-reducties en bezettingsgraden. Nam een werknemer in 2005 gemiddeld 19m2 in beslag, is dat tegenwoordig nog maar zo’n 15m2 en volgens ramingen van OfficeRank zal dat in 2025 zelfs afgenomen zijn tot 12m2 (Rooijers, 2015). Ook de kosten per werkplek dalen. Kostte de gemiddelde werkplek in 2010 nog € 9.885, in 2014 was dat met € 1.100 afgenomen tot nog maar € 8.786 per werkplek (NFC Index, 2015).

Hoewel tegenwoordig binnen kantoren alles wordt gebenchmarkt, zodat we weten waarom bepaalde gebouwen en werkomgevingen meer kosten dan andere, gaat het inmiddels steeds vaker over zaken als welbevinden, gezondheid, het aantrekken en behouden van talent en productiviteit. Het bewijs dat gebouwen impact hebben op deze zaken wordt ook harder. Dit wordt bevestigd door het onlangs verschenen rapport Gezondheid, Welzijn en Productiviteit in Kantoren van het Dutch Green Building Council (2014) dat aantoont dat zaken als luchtkwaliteit, akoestiek, daglicht, tempartuur en interieur impact hebben op productiviteit.

“Het belang van gezondheid en productiviteit van de medewerkers is groot, aangezien deze kosten 90 procent van de totale operationele kosten bedragen”

Het belang van gezondheid en productiviteit van de medewerkers is bovendien groot, aangezien deze kosten 90 procent van de totale operationele kosten bedragen. Hierdoor kan een relatief kleine maatregel grote gevolgen hebben. Er is een equilibrium tussen besparingen op de kosten van een gebouw met zijn faciliteiten en een verhoging van tevredenheid en productiviteit van de medewerkers. Zo kunnen nóg hogere bezettingsgraden en lagere kosten een negatief effect hebben op de productiviteit.

vastgoed is een HR-verantwoordelijkheid figuur 1
Figuur 1: De impact van 10 procent verschil op de verschillende aspecten van de operationele kosten (DGBC, 2014)

Meetmethodieken
Er bestaan verschillend methodieken die de relatie leggen tussen de werkomgeving in gebouwen en de gebruikers ervan. Een aantal universiteiten doen onderzoek alsmede een aantal grote vastgoedpartijen. Leesman onderscheidt zich van de academische partijen door haar praktijkgerichte resultaten en van de commerciële partijen door haar onafhankelijkheid en neutraliteit. De methodiek meet welke impact een werkomgeving heeft op productiviteit, trots en saamhorigheid van de werknemers. Doordat er al 110.000 respondenten verdeeld over meer dan 900 gebouwen in 46 landen hebben deelgenomen, is de methodiek ‘boardroom proof’ en kunnen resultaten onderling worden vergeleken.

De methodiek kijkt naar de volgende elementen:

  1. Activiteiten. Welke activiteiten vinden de medewerkers belangrijk en hoe goed worden deze ondersteund.
  2. Fysieke omgeving. Wat is het belang van- en tevredenheid over alle zaken in hun werkomgeving. Voorbeelden hiervan zijn het bureau en de bureaustoel, vergaderruimten, temperatuurregeling, akoestiek, planten en kunst.
  3. Faciliteiten. Hoe goed zijn de faciliteiten die de taken ondersteunen. Voorbeelden hiervan zijn de koffie- en theevoorziening, parkeren, schoonmaak, IT-faciliteiten en liften.
  4. Design impact. Wat is de impact van de werkomgeving op trots, saamhorigheid en productiviteit.

vastgoed is een HR-verantwoordelijkheid figuur 2
Figuur 2: De Leesman-methodiek

Vanuit deze elementen wordt de Leesmanindex (Lmi) berekend die, op een schaal van 0 tot 100, aangeeft hoe goed de werkomgeving de gebruiker ervan ondersteunt. De Lmi kan per gebouw worden berekend, maar ook van afdelingen en van bijvoorbeeld de Y-generatie. Elk aspect dat wordt uitgevraagd kan zowel intern als extern worden gebenchmarkt. Intern tussen gebouwen en voor en na projecten. Extern met de gehele database of de elite, de organisaties met de hoogste Lmi’s.

Projecten werden al beoordeeld op de vraag of ze binnen het budget en op tijd zijn opgeleverd, en of ze kostenbesparingen hebben opgebracht. Dankzij Lmi kunnen nu bovendien de baten van een nieuw gebouw of project worden gemeten. De vraag of de nieuwe werkomgeving beter wordt gewaardeerd en de productiviteit van medewerkers is gestegen, wordt beantwoord, zodat we niet alleen de kosten weten, maar ook de waarde van een project – en dus hetgeen waarom het draait.

Productiviteit
Om productiviteit te meten kunnen verschillende maatstaven worden gehanteerd, zoals ziekteverzuim, medische klachten, winstgevendheid en perceptie. Leesman werkt met zelfwaargenomen productiviteit en stelt de vraag: “Stelt de werkomgeving u in staat productief te werken?” Een vraag die iedere werknemer kan beantwoorden, van een accountant en een IT’er tot en met een salesmanager. Tevens legt de vraag direct de relatie tussen de productiviteit en de werkomgeving. Doordat Leesman deze vraag bovendien consistent stelt, ontstaat een idee van hoe productief de werkomgeving daadwerkelijk is. En doordat van alle werknemers tot nog toe slechts 54 procent aangeeft productief te kunnen werken, kunnen we ons afvragen of we wel gebouwen maken die doen wat ze behoren te doen.

“Slechts 54% van alle werknemers geeft aan productief te kunnen werken, maken we dan wel gebouwen die moeten doen wat ze behoren te doen?”

De productiviteit heeft een sterke relatie met de Lmi. Zo zegt 74 procent van de werknemers die werken bij de bedrijven die in de top-5 procent van onze database scoren productief te kunnen werken. Bij de slechtste 5 procent is slechts 38 procent die mening toegedaan. Dezelfde verschillen zijn zichtbaar in relatie tot de trots van medewerkers op hun werkomgeving – een zeer belangrijke indicator voor de mate van ziekteverzuim en het gevoel van betrokkenheid.

Een aantal organisaties gaat op bedrijfsniveau een stap verder en zet de productiviteit van verschillende afdelingen naast elkaar. Ook hieruit blijkt weer dat hoe beter de werkomgeving wordt gewaardeerd, hoe hoger de werkelijke productiviteit van de werknemer en hoe lager diens ziekteverzuim.

vastgoed is een HR-verantwoordelijkheid figuur 3
Figuur 3: Relatie tussen Leesmanindex (Lmi) en de productiviteit op basis van de uitkomsten van de stelling: “de werkomgeving stelt mij in staat productief te werken”

Keuze is belangrijk
Binnen de fysieke omgeving van gebouwen bestaat er ook een aantal productiviteits-killers. De grootste voorspellende waarde voor een lage productiviteit blijkt het geluidsniveau te zijn. Slechts 29,2 procent van de werknemers is tevreden over de akoestiek in werkomgevingen. Veel (interieur)architecten houden nu eenmaal van harde materialen als beton, glas en staal, en ontwerpen niet met hun oren maar met hun ogen, maar wat visueel mooi is, hoeft nog niet functioneel te zijn.

Andere aspecten waar werknemers zeer ontevreden over zijn, zijn temperatuurregeling en luchtkwaliteit. Slechts 23 procent is tevreden over de temperatuurregeling en 33 procent over de luchtkwaliteit. Met alle inspanningen en budget die naar deze aspecten gaan, moeten we ons collectief afvragen of dit niet beter kan. Krijgt de klant wel waar voor zijn geld en dient de ontwikkelaar de lat niet hoger te leggen?

De cijfers geven enkele aanwijzingen. Zo blijkt dat het hebben van een keuze een belangrijk positief effect heeft: als werknemers hun werkplek zelf kunnen kiezen, kunnen ze ook zelf beslissen of ze in een warme, koude, droge of juist minder droge omgeving binnen het gebouw gaan zitten. Ook blijkt dat natuurlijke ventilatie een hogere tevredenheid geeft, bijvoorbeeld een open raam of een connectie naar buiten.

vastgoed is een HR-verantwoordelijkheid figuur 4
Figuur 4: Belang van- en tevredenheid over de aspecten binnen de fysieke werkomgeving

Vastgoedperspectief
Wat is de impact van dit alles op ontwikkelaars, vastgoedeigenaren en real estate-managers bij bedrijven? Allereerst is er de positieve trend dat ontwikkelaars de verantwoordelijkheid nemen om de eindgebruiker te betrekken bij het ontwikkelen van een nieuw gebouw. Zo worden er niet slechts stenen gestapeld, maar wordt een gebouw in dienst van de gebruiker gebouwd. De moderne technologie stelt ontwikkelaars in staat niet alleen een projectgroep te betrekken, maar de mening van alle medewerkers mee te nemen.

Daarnaast beweren veel ontwikkelaars dat hun gebouwen duurzaam zijn. Vanuit het gebouw gezien klopt dit ook, met certificaten zoals BREEAM en LEED als bewijs. Maar hoe duurzaam is een “groen” gebouw als er niet productief in kan worden gewerkt? Ook de DGBC (2014) maakt hierin een paradigmaverschuiving door te stellen dat de focus niet alleen moet liggen op hoe duurzaam een gebouw wordt gebouwd, maar ook of de gebruikers er prettig kunnen werken:

“Duurzaam bouwen is een wereldwijde ontwikkeling, mede gestimuleerd door verschillende certificeringsystemen. Professionals op het gebied van duurzaam bouwen zijn zich niet altijd bewust geweest van de wensen en behoeften van de gebruikers. De focus lag in eerste instantie op het verminderen van milieueffecten (energie, water, afval et cetera). Daarna kwamen pas de sociaaleconomische maatregelen aan bod, maar misschien niet snel genoeg.

Deze complexe relatie tussen gezondheid, welzijn, productiviteit en het ‘duurzame gebouw’ geeft de behoefte om de term ‘duurzaam’ te herinterpreteren. Het moet de opgave zijn om gebouwen te optimaliseren voor gebruikers, en waar tegelijkertijd de planeet beter van wordt.”

Een voorbeeld hiervan is Delta Development. Met Park 20|20 hebben ze het eerste Cradle2Cradle-park in Nederland ontwikkeld. En nu zetten ze nóg een stap verder door voor- en nametingen te doen om zo te bepalen of hun gebouwen ook daadwerkelijk productiever zijn.

In de evaluatie van het gebruik van een gebouw helpt het internet of things, waarbij apparaten signalen geven over het gebruik van een gebouw, dus van de lampen, de klimaatinstallaties, de blinderingen, de koffieautomaten en de beveilingspoortjes. Dit geeft de RE/FM-manager enorm veel mogelijkheden om facilitaire zaken op basis van data bij te sturen. Maar om de echte waarde te creëren, zal de RE/FM-manager verder moeten kijken dan zijn eigen discipline. Hoe ondersteunt de werkomgeving de werknemer? En waar heeft de werkomgeving een negatieve impact op diens prestaties? 

HR-perspectief
Het is de verantwoordelijkheid van HR om het maximale uit mensen te halen en zo de organisatiedoelstellingen te behalen. Dat kan via allerlei middelen, zoals arbeidsvoorwaarden, training & opleiding en coaching. Jaarlijks vinden hiertoe beoordelingsgesprekken plaats en dagelijks worden mensen bijgestuurd.

Ook de werkomgeving kan als HR-interventiemiddel worden gezien. In een wereld waarin verandering eerder regel dan uitzondering is, worden gebouwen en werkomgevingen slechts beoordeeld binnen een project: alleen bij de bouw en renovatie, dus eens in de zoveel jaar. Maar net zoals bij beoordelingsgesprekken, heeft een gebouw vaker feedback nodig. De organisatie verandert, samenwerkingspatronen veranderen, en dus dient het gebouw hier continu op te worden afgestemd.

“De organisaties met de beste werkomgevingen hebben een goede sociale infrastructuur, zodat medewerkers naar kantoor willen komen om samen te werken en van elkaar te leren”

Met slechts 54 procent van de medewerkers die productief kunnen werken in hun werkomgeving is het niet vreemd dat velen vluchten richting thuiswerken of Starbucks. Maar kan dan wel de juiste sociale cohesie worden gecreëerd die zo belangrijk is om te excelleren? Vanuit onze data weten we zeker dat de beste organisaties een goede sociale infrastructuur hebben. Medewerkers willen immers naar kantoor komen om samen te werken en van elkaar te leren. Het gebouw is dan ook een middel om organisatiedoelen te bereiken. En moet zo goed mogelijk worden afgestemd op de gebruikers ervan: de medewerkers. Dit alles maakt dat vastgoed een HR-verantwoordelijkheid is.

 

Bronvermelding
Rooijers, E. (2015, april 13). De strijd om de kantoorhuurder wordt feller. Financieel Dagblad. http://www.fd.nl

NFC Index. (2015). NFC Index kantoren 2014: Facilitaire kosten per werkplek voor het eerst onder de €9.000. Naarden

Dutch Green Building Council. (2014). Gezondheid, Welzijn & Productiviteit in Kantoren. Rotterdam

Voor alle benchmark gegevens Leesman Review #17: http://leesmanindex.com/insights/

 

 

 

Mail de redactie