Afstudeerder TU/e – Werkplek- en gebouwaspecten die invloed hebben op de productiviteit van kenniswerkers

Editie: 25.2 De Nederlandse mainportregio's

Gepubliceerd op: 04 april 2018

Dat de bebouwde omgeving invloed heeft op de productiviteit van medewerkers is alom bekend. Echter, de precieze impact is moeilijk te meten en daardoor ook gecompliceerd om te verbeteren, met name voor kennisintensieve organisaties (Mawson & Johnson, 2014). En dat terwijl het aantal kenniswerkers toeneemt (Davenport, 2011) en banen voor laagopgeleiden verdwijnen (Deloitte, 2014). Desalniettemin zijn er veel pogingen gedaan om inzichtelijk te maken welke werkplek- en gebouwaspecten invloed hebben op productiviteit (bijvoorbeeld door Appel-Meulenbroek et al., 2011). Toch ontbreekt een duidelijk overzicht van de belangrijkste en minst belangrijke aspecten.


Een aantal vragen buitengewoon moeilijk te beantwoorden met de huidige literatuur, vragen zoals: “Zijn medewerkers productiever in een kantoor met een aangename gevoelstemperatuur en veel achtergrondgeluid?” of “Is een situatie met weinig achtergrondgeluid en een iets te koude omgeving beter voor de productiviteit van medewerkers?”. Dit komt doordat veel onderzoeken niet het relatieve belang van de aspecten bestuderen, maar focussen op het individuele effect. Zie bijvoorbeeld de academische studies van Bakker et al. (2013) of Feige et al. (2013). Bovendien wordt het meeste onderzoek uitgevoerd in bestaande kantoorsituaties. Dit heeft als gevolg dat effecten in toekomstige werkomgevingen nog lastig te bepalen zijn. Terwijl informatie over voorkeuren van werknemers voor kenmerken van hun werkplek die productiviteit verhogend werken zeer belangrijk zijn voor werkplekstrategen of facility managers (Mawson & Johnson, 2014) en kunnen investeringen in de werkomgeving rechtvaardigen.

Figuur 1: Conceptueel model

Daarom is het relatieve belang van een zestal kantooraspecten op productiviteit bestudeerd door middel van kwantitatief, exploratief onderzoek. Daarmee was het mogelijk om de volgende, vooraf opgestelde, hoofdvraag te beantwoorden: Welke (toekomstige) werkplek- en gebouwaspecten hebben invloed op productiviteit van kenniswerkers en wat zijn de voorkeuren van kenniswerkers indien zij zelf kunnen bepalen waar zij willen zitten voor een bepaalde activiteit?

Literatuurstudie
In eerste instantie is er een kwalitatief, beschrijvend onderzoek uitgevoerd om te bepalen welke kantooraspecten volgens de literatuur invloed (zouden kunnen) hebben op productiviteit. Het resultaat van dit literatuuronderzoek, gebaseerd op het theoretische framewerk van Haynes (2007), is samengevat in figuur 1. Het model illustreert welke aspecten bewezen (grijs) of nog niet bewezen (blauw) invloed hebben op productiviteit. Van de dertien bewezen kantoorkenmerken zijn er zes gekozen om verder te analyseren door middel van een enquête, zie Van den Berg (2017).

Bevindingen
Na een literatuurstudie en het uitzetten van een enquête was het mogelijk om verschillende Multinomial Logit en Latent Class modellen te schatten. In de enquête is gebruik gemaakt van een zogenoemd Stated choice experiment. Daarbij werden kenniswerkers gevraagd om een keuze te maken tussen twee hypothetische werkplekken. De werkplekken waren omschreven aan de hand van een zestal kantoorkarakteristieken, namelijk mate van beslotenheid, persoonlijke controle over de werkplek, geluidsniveau, ergonomie van de werkplek, temperatuur en lichtniveau. Elk van deze aspecten heeft drie mogelijke niveaus en de meest productieve werkplek werd geïdentificeerd voor drie verschillende werkvormen: individueel concentratiewerk, informele interacties en formele interacties.

De resultaten van de analyses tonen aan dat geluid, mate van beslotenheid en licht de drie belangrijkste fysieke werkplekaspecten zijn die invloed hebben op productiviteit. En specifieker, voor de werkvormen individueel concentratiewerk en formele interacties is de meest geprefereerde werkplek gesitueerd in een besloten ruimte met weinig achtergrondgeluid, volledige controle over de werkplek, gespecialiseerd ergonomisch meubilair, prettige lichtcondities en een neutraal temperatuurniveau. Voor de werkvorm informele interacties prefereren kenniswerkers een werkplek in een semi-besloten ruimte met een neutraal geluidsniveau en prettige licht- en temperatuurcondities. Verder suggereren de resultaten van de Latent Class modellen dat met name leeftijd veel invloed heeft op de werkplekvoorkeur en de kans dat een bepaalde werkplek gekozen wordt.

In figuur 2 is per niveau van elk aspect de utiliteitswaarde op de y-as weergegeven. Daarmee is het mogelijk om de meest geprefereerde werkplek of aspectniveau te bepalen per werkvorm (of tussenliggende variantvorm). De werkplek waarbij de utiliteitswaarde van elk aspect gemaximaliseerd wordt heeft de sterkste voorkeur.

Naast het bepalen van de utiliteitswaarde van elk niveau van ieder aspect, is het mogelijk om de relatieve impact van de werkplekaspecten te berekenen, zoals te zien is in figuur 3. De uitkomsten tonen aan dat er een variatie in impact is tussen de verschillende onderzochte werkvormen. Zo is te zien dat het geluidsniveau een minder belangrijke rol speelt bij informele interacties, terwijl dit aspect juist impactvol is bij individueel concentratiewerk en formele interacties. Wel geldt dat voor elke werkvorm de drie belangrijkste kenmerken gelijk blijven.

Figuur 2: Resultaten Multinomial Logit model

Implicaties
De resultaten van dit onderzoek suggereren dat werkplekmanagers bij het selecteren of renoveren van een kantoorgebouw prioriteit moeten geven aan het lichtniveau op werkplekken, de mate van beslotenheid en geluidsreductie. In moderne kantoren worden in een toenemende mate werkplekken aangeboden in een open omgeving, met onder andere de gedachte om kosten te besparen. Dit onderzoek toont echter aan dat deze kostenbesparing wellicht teniet wordt gedaan door productiviteitsverlies van medewerkers in dergelijke ruimten. Daarnaast onderstreept dit onderzoek het belang van een goede werkplek om productief te kunnen werken.

“Een kostenbesparing kan teniet worden gedaandoor productiviteitsverlies”

De vraag is wel in hoeverre de resultaten van dit onderzoek overeenkomen met de praktijk, omdat de data verzameld is door het schetsen van hypothetische situaties. In de praktijk hoeft de keuze voor een werkplek niet per definitie ingegeven te worden door het streven naar maximale productiviteit, maar het kan bijvoorbeeld ook bepaalt worden door de bedrijfscultuur, het aanbod of gemakzucht. Daarnaast is het waarschijnlijk dat een medewerker ten alle tijden een werkplek kiest (zelfs een slechte werkplek), er moet immers gewerkt worden. Aannemelijk is dus dat het aantal mensen die aangeven geen werkplek te kiezen in de werkelijkheid lager is. Deze implicaties bieden uiteraard mogelijkheden voor toekomstige onderzoeken, waarbij ook gefocust kan worden op de overige, bewezen aspecten die invloed hebben op productiviteit.

Figuur 3: Relatieve impact van de kantoorkenmerken

Conclusie
Dit onderzoek biedt op innovatieve wijze nieuwe inzichten in de werkplekvoorkeuren van kenniswerkers. De gebruikte onderzoeksmethode is relatief nieuw in het veld van werkplekstudies, maar is beproefd in andere onderzoeksvelden van consumentenkeuzegedrag. Voor toekomstige, vergelijkbare onderzoeken is het aanbevolen om kritisch te kijken naar op welke wijze data verzamelt wordt. Het aantal niet-bruikbare, ingevulde questionnaires en de gegeven feedback van de respondenten impliceren dat het gebruik maken enquêtes niet de meeste ideale methode is.

De resultaten van dit onderzoek tonen een duidelijke hiërarchie in importantie van werkplekaspecten die invloed hebben op productiviteit van kenniswerkers. Waarbij, het gewenste niveau van elk van deze aspecten afhankelijk is van de werkvorm en het type kenniswerker. Een ‘one size fits all’ werkplek is eerder een ‘one size fits none’ werkplek, als men kijkt naar het stimuleren van productiviteit.

Bronvermelding
Appel-Meulenbroek, R., Groenen, P. & Janssen, I. (2011), “An end-user’s perspective on activitybased office concepts”, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 13 Issue 2 pp. 122 – 135.

Bakker, I., Voordt, T.J.M. van der, Boon, J. de & Vink, P. (2013), “Red or blue meeting rooms: does it matter? The impact of colour on perceived productivity, social cohesion and wellbeing”, Facilities, Vol. 31 Issue 1/2 pp. 68 – 83.

Berg, J.C. van den (2017), Preferred workspace and building characteristics that affect knowledge worker productivity. Master thesis, Eindhoven: Eindhoven University of Technology. https://pure.tue.nl/ws/files/87533638/2017_Joris_van_den_Berg.pdf

Davenport, T.H. (2011, februari), Rethinking knowledge work: A strategic approach. Geraadpleegd op 1 maart 2017, van http://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/rethinking-knowledge-work-a-strategic-approach.

Deloitte (2014, 1 oktober), Mogelijk 2 tot 3 miljoen banen op de tocht. Geraadpleegd op 21 februari 2017, van https://www2.deloitte.com/nl/nl/pages/deloitte-analytics/articles/mogelijk-2-3-miljoen-banen-tocht.html.

Haynes, B.P. (2007), “Office productivity: a theoretical framework”, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 9 Issue 2 pp. 97 – 110.

Feige, A., Wallbaum, H., Janser, M. & Windlinger, L. (2013), “Impact of sustainable office buildings on occupant’s comfort and productivity”, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 15 Issue 1 pp. 7 – 34.

Kemperman, A.D.A.M. (2000). Temporal Aspects of Theme Park Choice Behavior. Dissertation, Eindhoven: Eindhoven University

Mail de redactie