Professioneel vastgoedmanagement bij gemeenten:

Editie: 22.2 - De Zuidas

Gepubliceerd op: 07 oktober 2015


noodzakelijk voor het behalen van maatschappelijke doelen

Gemeenten hebben veel doelen die ze willen (of moeten) bereiken. Daarvoor zetten ze drie middelen in: mensen (personele inzet), geld (subsidies, leningen, investeringen) en vastgoed (gemeentelijke gebouwen en terreinen).

Gemeente bezitten zeer veel vastgoed. Uit onderzoek en in de praktijk blijkt dat het beheren en exploiteren van dat gemeentelijk vastgoed vooral neerkomt op technisch operationeel beheren en onderhouden en niet veel meer dan dat. Van financieel beheer, accountmanagement, risicomanagement of simpel gezegd: vastgoedmanagement is niet of nauwelijks sprake. Lange tijd was daar geen vuiltje mee aan de lucht. De laatste jaren wordt door allerlei ontwikkelingen in de omgeving van de gemeenten steeds kritischer gekeken naar de inzet van de middelen die de gemeenten ter beschikking staan (mensen, geld, vastgoed). En het wordt steeds meer duidelijk dat het management van vastgoed ver achterblijft op het management van personeel en financiën. En daarmee staat de inzet van het instrument vastgoed ter discussie.

”Vastgoedmanagement bij gemeenten is vooral technisch beheer.”

Met het vele vastgoed worden vele doelen gediend en bereikt. Maar de vraag is of optimaal wordt omgegaan met de huisvesting van allerlei maatschappelijke instellingen. Laten de gemeenten niet allerlei kansen liggen en doen ze daarmee zichzelf (vastgoed is kapitaalsintensief en tot op heden ook vrij arbeidsintensief ingericht bij gemeenten), het verenigingsleven en de maatschappelijke instellingen niet tekort?

Kort gezegd: wordt er niet veel te veel tijd en geld verspild, doordat gemeenten het management van hun vastgoed niet op orde hebben?

Omvang portefeuille
Waar hebben we het dan over? Gemeenten zijn de grootste eigenaren van maatschappelijk vastgoed. Een groot deel van het totaal aan maatschappelijk vastgoed in Nederland blijkt eigendom te zijn van gemeenten. Dit gaat dan om gemeentehuizen, bibliotheken, scholen, buurthuizen, theaters, sportaccommodaties, enzovoort. Gemeentelijk vastgoed vertegenwoordigt een waarde van naar schatting 30 miljard euro, wat bijna net zoveel is als de totale Nederlandse commerciële kantorenmarkt.

“De gemeentelijke vastgoedportefeuille is bijna net zo groot als de commerciële kantorenportefeuille.”

Vastgoedmanagement en gemeenten
Vastgoedmanagement binnen gemeentelijke organisaties is onder de maat. Het Instituut voor Vastgoedmanagement heeft onderzoek gedaan naar het vastgoedmanagement bij Nederlandse gemeenten. Dit tweejaarlijkse landelijke onder-zoek (LOVGM) is in 2014 voor de derde maal uitgevoerd. In 2014 namen 129 gemeenten deel aan het onderzoek. Dat is een derde van alle gemeenten in Nederland. Het onderzoek is dan ook representatief voor de gehele gemeentelijke markt.

De resultaten uit dit onderzoek zijn opmerkelijk!

Professioneel vastgoedmanagement bij gemeenten

De opvallendste resultaten van het LOVGM 2014 zijn weergegeven in de bovenstaande afbeelding. Uit de cijfers valt op te maken dat vastgoedmanagement bij gemeenten vaak ontbreekt op enkele uitzonderingen na.

Verantwoordelijkheden
Veel gemeenten vinden vastgoed ook maar een lastig vraagstuk. Uitspraken als “we zijn er niet van” of “vastgoedmanagement is geen kerntaak” komen met enige regelmaat in de adviespraktijk terug. Tegelijkertijd lijkt vastgoed ook een mooie bezuinigingspost. Er is wel besef dat er in het vastgoed het nodige geld omgaat en dus moet er mee bezuinigd worden. Maar waarop? De kaasschaafmethode wordt toegepast om incidenteel financieel voordeel te behalen, maar er wordt meestal niet duidelijk gemaakt wat daarvan structureel de gevolgen zijn. Budgetten die worden wegbezuinigd zetten druk op het beheren en exploiteren van het vastgoed en dat brengt risico’s met zich mee.

De gebruikers gaan het onderhoud niet ineens zelf doen. De gemeente blijft als eigenaar verantwoordelijk voor groot onderhoud en de gemeente blijft eindverantwoordelijk en aansprakelijk als zaken fout gaan. Blessures door niet goed onderhouden sportvelden, chloordampen als filters in zwembaden het begeven, schade na brand terwijl brandblusapparatuur niet functioneerde. De gemeente is en blijft als eigenaar voor behoorlijk wat zaken eindverantwoordelijk. En dan ligt die verplichting nog zwaarder bij de gemeente, die immers ook een verantwoordelijkheid heeft bij de handhaving op wettelijke vereisten.

“Binnen gemeenten wordt steeds kritischer gekeken naar de inzet van middelen (mensen, geld, vastgoed).”

Risico’s
Wat kan er dan misgaan? Een scala aan incidenten met gemeentelijk vastgoed heeft de laatste jaren de kranten gehaald. Het dodelijk ongeval in een Tilburgs zwembad in 2011 is een triest dieptepunt geweest, waarbij technisch onderhoud en toezicht tekort schoot. Op veel plaatsen hebben wethouders hun portefeuille moeten opgeven omdat financiële tekorten aan het licht kwamen. De recente commotie in de Eindhovense raad over de wanorde binnen de gemeentelijke vastgoedorganisatie speelt al geruime tijd. Op meerdere vlakken lopen gemeenten risico’s als het gaat over de eigen vastgoedportefeuille.

Financieel: Vaak blijkt dat gemeenten de geldstromen rondom vastgoedobjecten niet volledig in beeld hebben. Soms zijn de beschikbare budgetten onvoldoende, zelfs voor het voldoen van de wettelijke verplichtingen die een gebouweigenaar heeft. Soms zijn ze helemaal wegbezuinigd.

Fiscaal: Fiscale vraagstukken (met name BTW) zijn in vastgoed complex. Vaak wordt er onvoldoende aandacht besteedt aan fiscale kwesties en blijft er geld liggen of wordt juist –financieel- risicovol omgegaan met BTW-constructies. Richting de belastingdienst is de gemeente als overheid een partij die een voorbeeld moet zijn in de maatschappij. BTW- constructies zijn dan risicovol en liggen gevoelig.

Handhaving: Gemeenten spelen verschillende rollen in het vastgoed. Een aantal rollen die gemeenten spelen komen bij andere vastgoedeigenaren niet voor, te weten wetgeving en handhaving. Dat is voorbehouden aan de overheid. Het kan lastig worden als de eigenaarsrol en de handhavingsrol van gemeenten door elkaar heen lopen. Een gemeente die voor de verbouwing van haar eigen objecten geen of onvoldoende aandacht besteedt aan het vergunningstraject als voorbeeld. Of een dorpshuis dat eigendom is van een gemeente en waar klachten zijn met betrekking tot geluidsoverlast. Soms wordt dit “opgelost” binnen de huurovereenkomst. Hierbij kunnen dan de privaatrechtelijke en publiekrechtelijke verantwoordelijkheden door elkaar heen gaan lopen, wat risico’s met zich meebrengt en mogelijke schadeclaims.

Verantwoording: Gemeenten worden ten aanzien van hun vastgoedportefeuille steeds meer gedwongen om op te treden als een “gewone” vastgoedeigenaar/beheerder, waarbij verborgen subsidies niet zijn toegestaan. Natuurlijk is er ruimte voor subsidiering, maar dan wel helder en zichtbaar en volgens strakke regels. Sinds kort (2013) is de Wet Markt en Overheid van toepassing. Binnen afzienbare tijd wordt verwacht dat gemeenten ook vennootschapsbelasting moeten gaan betalen over hun vastgoedactiviteiten.

In de praktijk zijn er nog veel situaties waarbij afspraken zijn vastgelegd in huurcontracten die in strijd zijn met de Wet Markt en Overheid. Gemeentelijk vastgoed wordt nog vaak verhuurd onder de kostprijs aan maatschappelijke instellingen. Soms worden in deze onder de kostprijs verhuurde ruimten allerlei commerciële activiteiten ontplooid. Dorpshuizen waar feesten en partijen worden gehouden. Kantines die geëxploiteerd worden als café. Maar ook winkels in het bezit van de gemeente, waar onder de markthuur wordt verhuurd, is concurrentie voor commerciële verhuurders. Het zijn allemaal voorbeelden van ongeoorloofde vormen van steun, van verborgen subsidiering die de marktwerking kunnen verstoren. Daar wordt steeds scherper op gelet vanuit het Rijk (via de Autoriteit Consument en Markt).

Samengevat: Gebrek aan inzicht in de technische staat, geen financiële transparantie, geen regie of organisatie, geen beleid en visie en handelen in strijd met wet- en regelgeving zijn de factoren die spelen in het vastgoedvraagstuk van de gemeenten. Als het gaat om circa 30 miljard euro aan overheidsgeld is dat een schokkende conclusie.

“Op meerdere vlakken lopen gemeenten risico’s als het gaat over de eigen vastgoedportefeuille.”

Kansen
Buiten de beschreven risico’s laten gemeenten ook veel kansen liggen. Gemeentelijk vastgoed bevat soms vastgoedpareltjes (tafelzilver) die kansrijk zijn en kunnen worden benut. Goed vastgoedmanagement ondersteunt niet alleen bij het behalen van maatschappelijke doelen, maar kan soms ook aantrekkelijk financieel gewin opleveren (eenmalige verkoopwinst en structurele bezuiniging op onderhoud). Dat betekent wel dat de hele portefeuille op de juiste manier in kaart moet worden gebracht.

Goed vastgoedmanagement begint met de basis, de informatie moet op orde zijn. Nu is de beschikbare info vaak technisch van aard. Financiële gegevens ontbreken vaak, als ook goed contractbeheer en goed accountbeheer. Sturen op financiële parameters is een onbekend fenomeen bij gemeenten. Betere inkoop en aanbesteden om schaalvoordelen te behalen is nog schaars. Op huurderscontact en klanttevredenheid wordt bovendien niet gestuurd. Daar liggen allemaal grote kansen om te optimaliseren.

Dat vereist wel dat de huidige situatie bij gemeenten moet veranderen. Waar vastgoed vooral technisch wordt benaderd en de taken en verantwoordelijkheden zijn versnipperd binnen de gehele gemeentelijke organisatie moet er een centraliseringsslag worden gemaakt. Dossiers op orde brengen, informatie verzamelen om de juiste managementinformatie te gaan leveren. Dat zijn de eerste basale stappen, die anno 2015 nog steeds vrij zeldzaam zijn. Vastgoedbeleid moet worden ontwikkeld. Als middel moet vastgoed, net als financiën en personeel, worden erkend als een vaste pijler in de organisatie.

Goed omgaan met de uitdagingen die op de gemeente afkomen vereist een optimale inzet van alle middelen. Voorzieningen in dorpskernen staan onder druk. De drie grote decentralisaties zorgen voor meer taken voor gemeenten. In veel kernen staan de onderwijsvoorzieningen onder druk door teruglopende leerlingenaantallen. Sportverenigingen hebben het moeilijk met vergrijzing en ontgroening. Voor gemeenten wordt de keuze steeds lastiger waar de middelen op ingezet gaan worden. Welke activiteiten worden nog ondersteund en welke gaan afgebouwd worden?

Ruimte blijft nodig, maar er kan slimmer mee omgegaan worden door ze anders en multifunctioneler te benutten, door bezettingsgraden omhoog te krijgen, kosten naar beneden te brengen en huurprijzen meer transparant en kostendekkend te maken. Subsidiëring niet via het vastgoed, maar via de activiteiten, die huur moeten betalen voor het vastgoed om transparantie te creëren. En vooral keuzes waar op ingezet wordt door de gemeente, zodat beter op de inzet van vastgoed gestuurd kan worden.

Professioneel vastgoedmanagement bij gemeenten, het klinkt erg simpel en dat is het uiteindelijk ook. Maar simpel is niet eenvoudig te realiseren. Binnen de gemeenten is een geheel andere kijk op de inzet van middelen nodig. Dus hoe gaan we om met vastgoed, welke doelen willen we bereiken, en welke gelden hebben we daar dan voor over. Hier is veel tijd, geld en politiek-bestuurlijke moed voor nodig. Aan de vastgoedprofessionals de taak om helder te blijven maken wat de voordelen zijn van het goed inzetten van vastgoed. Dat daarmee nog een wereld te winnen valt, is zeker.

Mail de redactie