Technologie als driver voor werkplekgeluk

Editie: 26

Gepubliceerd op: 27 november 2018

Slimme gebouwen zijn gebouwen waarbij er met behulp van sensortechnologie een unieke gebruikersbeleving kan worden gecreëerd. Daar waar sensortechnologie in de eerste instantie werd ingezet om gebouwen duurzamer en efficiënter te maken, zijn er steeds meer toepassingen die de individuele gebruikers productiever, gezonder en daarmee gelukkiger kunnen maken.


Geluk en bevlogenheid is van wezenlijk belang voor productiviteit en de werkplek kan hier een bijdrage aan leveren

De relevantie van geluk

Solve voor Happy: Engineer Your Path to Joy (In het Nederlands “De logica van Geluk”) is een boek geschreven door Mo Gawdat, Chief Business Officer bij Google X. Hierin omschrijft hij geluk als een belangrijk gegeven voor productiviteit en impact. Tegenovergesteld stelt hij dat het ontbreken van geluk een van de grootste uitdagingen van onze generatie is.

Ook gelukonderzoeker Amy Blankson (The future of happiness) constateert dat steeds meer mensen zich ‘disconnected’ voelen en dat er meer mensen dan ooit kampen met depressies. Zij duikt in de vraag of dit te maken heeft met technologie omdat het erop lijkt dat we van meer technologie ongelukkiger worden. Haar conclusie is dat we van technologie niet ongelukkiger worden, maar van de manier waarvan we hiermee omgaan wel.

De ‘disconnect’ zien we ook terug in de laatste studies over productiviteit en bevlogenheid op het werk. Gallup becijfert het aantal mensen die zich niet actief betrokken voelt bij het werk dat ze doen op 87 procent en Effectory legt een direct verband tussen de fysieke werkomgeving en bevlogenheid in haar onderzoeken. Dit gecombineerd met een tekort aan talent (McKinsey, 2012) betekent dat we op een enorme productiviteitscrisis afstevenen.

Harry Lintsen, hoogleraar geschiedenis van de techniek aan de TU Eindhoven stelde in 2008 al in Trouw: “Wanneer techniek wezenlijk bijdraagt aan onze gezondheid en aan onze basisbehoeften van voeding, woning en kleding, dan maakt meer techniek inderdaad gelukkiger.”

Conclusie: geluk en bevlogenheid is van wezenlijk belang voor productiviteit en de werkplek kan hier een bijdrage aan leveren. Kan de inzet van technologie deze bijdrage stuurbaar en meetbaar maken? En kan je technologie inzetten om mensen meer zingeving en geluk te geven op de werkplek? En welke bijdrage kan de fysieke werkomgeving hieraan leveren?

De formule voor werkplekgeluk

Om de formule voor werkgeluk te ontwikkelen is er werk aan de winkel dus voor opleidingsinstellingen, zorginstellingen, coaches, HR-managers; eigenlijk voor de maatschappij als geheel en inderdaad voor ons als vastgoedprofessionals. Wij hebben een belangrijke rol in geluk op de werkvloer. Het verband tussen werkgeluk en de fysieke omgeving is goed voor te stellen gezien het aantal uur dat we binnen kantoren doorbrengen. Bij het ontwerpen, ontwikkelen en inrichten van nieuwe kantoren is dat het hoogst haalbare: het realiseren van plekken die mensen in staat stellen energieker en productiever te zijn en met bevlogenheid te werken.

In zijn boek gaat Gawdat op zoek naar een formule voor geluk door zoveel mogelijk datapunten te verzamelen van momenten dat hij geluk heeft gevoeld. Vervolgens heeft hij dit met wiskundige aanpak vertaald naar een formule voor geluk en deze blijkt verassend eenvoudig. Wanneer je verwachtingen groter zijn dan de werkelijkheid zorgt dit voor stress en dus een gevoel van ongenoegen. Andersom werk dit ook. Wanneer je verwachtingen lager zijn dan de werkelijkheid ervaar je een moment van geluk.

Wat zijn de verwachtingen van de kantoorgebruiker en hoe kan je die overtreffen? Om dat echt te begrijpen hebben wij dit aan diverse bedrijven voorgelegd door middel van co-creatie workshops en gesprekken. Wat zijn de gouden spelregels voor het maken van een fijne werkplek? Wat is de formule van werkplekgeluk? Dat blijkt een combinatie van fysiek comfort, sociale interactie, persoonlijke keuze en inspiratie die een hiërarchisch verband met elkaar hebben, vergelijkbaar met de Pyramide van Maslov.

Figuur 1: Pyramide van Maslov

Fysieke factoren

De fysieke beleving van de werkomgeving geldt als basisvoorwaarde voor goede prestaties. Hierbij moet je denken aan temperatuur, luchtkwaliteit, voldoende daglicht toetreding, kwaliteit van het kunstlicht, akoestiek en connectie met de natuur. Als contrast geeft de meerderheid van werknemers hier niet tevreden over te zijn en niet het gevoel te hebben hier controle over te kunnen uitoefenen.

Klimaatklachten zijn de meest voorkomende klachten van gebruikers van kantoorruimte, op de voet gevolgd door slechte luchtkwaliteit en akoestiek. Met deze klachten kan gedurende het gebruik weinig tot niets worden gedaan. Het is zaak dat hier in de ontwerpfase al op aangestuurd wordt en dat de factoren meetbaar worden gemaakt tijdens het gebruik.

De gemiddelde brengt 90 procent van zijn of haar werktijd binnen door. Dit terwijl onderzoeken van World Green Building Council aanwijzen dat het binnenklimaat van kantoren juist een behoorlijk negatief effect heeft op onze gezondheid. Alleen al het verbeteren van de luchtkwaliteit binnen kantoren kan tot een productiviteitswinst leiden van 8 – 11 procent (Green Building Council, 2016)  .

Met behulp van sensoren worden zaken als temperatuur, CO2 niveaus, luchtvochtigheid en akoestiek meetbaar en direct aan te sturen. Zo kunnen vergaderkamers bijvoorbeeld van extra verse lucht worden voorzien wanneer het CO2 niveau tijdens gebruik bepaalde waarden overschrijden en kunnen individuele gebruikers zelf controle krijgen over temperatuur en lichtintensiteit op hun werkplek.

Sociale interactie

Figuur 2: Zichtlijnen en loopbruggen bevorderen interactie

De grootse uitdagingen van organisaties van vandaag zijn aan de mens gerelateerd. Het vinden en behouden van talent, het doorbreken van en het bevorderen van samenwerking zijn de zaken waar de moderne leider van wakker ligt. De indeling en inrichting van het gebouw spelen hier een belangrijke rol in, zonder direct terug te vallen in het cliché van het open plan kantoor. Enkele vuistregels zijn het creëren van voldoende zichtlijnen en looproutes door het gebouw en het combineren van ruimtes voor groepswerk en individueel werk. En ook hier speelt technologie een rol. Met behulp van een gebouwapp kunnen collega’s elkaar vinden, deelnemen aan activiteiten en kennis delen. Zo komt elke individuele gebruiker in verbinding met een groep met gedeelde interesses en uitdagingen. Met behulp van sensoren kan het daadwerkelijke gebruik inzichtelijk worden gemaakt. Hieruit kunnen we opmaken welke ruimtes worden gebruikt en waar de meeste interactie tussen individuen en teams plaats vindt. Data kan worden ingezet voor zowel het ontwerpen van de werkplek als beslissingen over ruimtegebruik.

Persoonlijke keuze

Zowel in Nederland als internationaal wordt er veel gepubliceerd over negatieve ervaringen met nieuwe kantoorconcepten. Een bekend voorbeeld in Nederland is Rijnstraat 8 in Den Haag. Voorheen was in het pand het voormalige ministerie van VROM gevestigd. Sinds juli 2017 zijn hier diverse rijksdiensten gevestigd waaronder de ministeries van Buitenlandse Zaken (BZ) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Het gebouw zou te druk zijn en een slechte sfeer hebben. Een van de meest gehoorde bezwaren bij nieuwe kantoorconcepten is dat gebruikers een eigen, vaak vaste, werkplek moeten opgeven en dagelijks op zoek moeten naar een flexplek. Ook hier kan technologie een uitkomst bieden. Gebruikers kunnen met een gebouwapp per dag een of meer werkplekken boeken die past bij de geplande werkzaamheden. Sensortechnologie biedt realtime informatie over werkplekbezetting waarmee beter geprogrammeerd kan worden. Wanneer bij werkzaamheden van bepaalde groepen past kan er ook gekozen worden voor een vaste plek die alleen wordt vrijgegeven bij afwezigheid van de betreffende medewerker. Hiermee kan een ruime keuze aan diverse werkplektypen worden geboden die daadwerkelijk passen bij de activiteiten per medewerker.

Figuur 3: Voor elke activiteit een geschikte werkplek

Inspiratie

The Edge in Amsterdam was tot begin dit jaar het meest duurzame gebouw ter wereld en staat daarnaast bekend als het slimste gebouw door de toepassing van sensortechnologie. Voor de hoofdhuurder Deloitte heeft dit een enorme impuls betekend in het vestigen van haar naam als een organisatie die vooroploopt in innovatie en digitalisatie. Medewerkers zijn trots op hun gebouw en worden geïnspireerd om anders naar vraagstukken te kijken. Er worden diverse evenementen georganiseerd onder de noemer ‘Center for The Edge’ waarbij directieleden van Nederlandse ondernemingen samenkomen in het gebouw om stil te staan bij verschillende innovatievraagstukken. Een slim gebouw inspireert en stelt in staat om in verbinding te komen met andere individuen en organisaties met vergelijkbare innovatieve vraagstukken.

Figuur 4: The Edge in Amsterdam

Een ander belangrijk voordeel van een slim gebouw is dat gebruikers veel meer ‘ontzorgd’ worden. Technologie helpt ons tijd terug te winnen wat verloren gaat met het vinden van een werkplek of collega, boeken van een vergaderkamer of evenementenruimte en organiseren van meetings. Tijd die kan worden ingezet voor complexe en creatieve taken die ons effectiever maken en meer voldoening geven.

De Keerzijde van Technologie

Wat de keerzijde van technologie kan zijn kunnen we ons uiteraard ook goed voorstellen. De Netflix serie Black Mirror bijvoorbeeld laat op een beklemmende manier zien hoe vele technologieën die vandaag de dag deel uitmaken van ons leven in de toekomst kunnen leiden tot een wereld die op zijn zachts gezegd angstaanjagend is. Is zoveel informatie over individuele gebruikers wel wenselijk? Wat als dit in verkeerde handen komt? Kan al deze data ook worden gebruikt voor zaken die niet gewenst zijn, zoals het bespioneren van bedrijven of individuele medewerkers. De conclusies van Amy Blanken en Harry Linsten geven een goede basis om deze keerzijden te voorkomen: de technologie in gebouwen moet worden ingezet om ons beter in onze basis behoeften te voorzien en moet op de juiste manier worden ingezet om ons welbevinden te verhogen.

Technologie als driver

Om technologie in te zetten als driver van werkplekgeluk zijn er twee belangrijke vuistregels: de technologie in gebouwen moet geen doel op zich zijn maar een middel. De gebouwsystemen moeten worden ingezet met als doel het geluk en gezondheid van medewerkers te bevorderen. Sensoren en gebouwapps moeten gebouwen gezonder maken, gebruikers betere ruimtes bieden, mensen met elkaar in verbindingen brengen en inspireren. Kortom hoe meer technologie, des te belangrijker het wordt om de mens als uitgangspunt te nemen. Technologie maakt het effect van keuzes in de werkplek meetbaar, maakt condities beter stuurbaar en geeft de gebruiker autonomie met individuele keuzes en sturing. Hierbij de technologie haat onzichtbaar en staat de beleving van de individuele gebruiker voorop. Zo kan er met technologie als driver een unieke beleving  worden gecreëerd.

Bronvermelding

Amy Blankson. (n.d.). The Future of Happiness. Retrieved from http://amyblankson.com/the-future-of-happiness/

Ambtenaren klagen over nieuw gebouw: Zo druk dat ze gaan ‘handdoekje leggen’. Retrieved from https://www.omroepwest.nl/nieuws/3648213/Ambtenaren-klagen-over-nieuw-gebouw-zo-druk-dat-ze-gaan-handdoekje-leggen

Building the Business Case: Health, Wellbeing and Productivity in Green Offices | World Green Building Council. (2016). Retrieved November 23, 2018, from https://www.worldgbc.org/news-media/building-business-case-health-wellbeing-and-productivity-green-offices

Dobbs, R., Lund, S., & Madgavkar, A. (2012). Talent tensions ahead: A CEO briefing | McKinsey. Retrieved November 23, 2018, from https://www.mckinsey.com/featured-insights/employment-and-growth/talent-tensions-ahead-a-ceo-briefing

Engineer your Path to Joy – Written by Mo Gawdat. (n.d.). Retrieved from https://www.solveforhappy.com/

Mols, B. (2016, August 23). Maakt techniek gelukkig? Retrieved from https://www.trouw.nl/home/maakt-techniek-gelukkig-~a6266438/ Omroep West. (2018, June 14).

State of the Global Workplace. (2013). Retrieved November 23, 2018, from https://www.gallup.com/services/178517/state-global-workplace.aspx

Mail de redactie